Saturday, 29 June 2019

ఆడిట్ కు సంబంధించిన అంశాలపై కొంత సమాచారం మరియు వివరణ



ఆడిట్ కు సంబంధించిన అంశాలపై కొంత సమాచారం మరియు వివరణ :

*2018 19 ఆర్థిక సంవత్సరానికి సంబంధించిన పాఠశాల నిధులు 2019 20 ఆర్థిక సంవత్సరంలో (అనగా ఏప్రిల్ 2019లో) విడుదలైనవి. ఇలా ఆలస్యంగా విడుదల కావడం వల్ల ప్రధానోపాధ్యాయులలో కొన్ని సందేహాలు మరియు ప్రశ్నలు తలెత్తుతున్నాయి.*

1. *వీటిని ఎప్పుడు ఖర్చుపెట్టినట్లు చూపాలి ?*

2. *క్యాష్ బుక్ లో ఏమని రాయాలి ?*

3. *వోచర్లు ఏ తేదీ తో తీసుకోవాలి ?*

4. *ఇప్పుడు త్వరలో జరగబోయే ఆడిట్లో ఎప్పటివరకు బిల్స్ ప్రజెంట్ చేయాలి ? వోచర్లు ఏ తేదీ వరకూ ప్రిపేర్ చేసుకోవాలి ? మార్చి 31, 2019 వ తేదీ వరకు చూసి ఆగిపోతారా ?లేదా గత సంవత్సరం నిధులు విడుదల కాబట్టి ఆ నిధులు మొత్తం ఎంత వరకు ఖర్చు  చేసారు అనేది కూడా చూస్తారా ?? ఇలా పలు ప్రశ్నలు రేకెత్తుతున్నాయి.*



Audit Related Information and Explanation

*వివరణ :*

1. *ముందుగా క్యాష్ బుక్ ఎలా రాయాలో చూద్దాం.*

*క్యాష్ బుక్ లో మనం ఎడమవైపు పేజీలలో నిధులు ఏయే తేదీలలో మనకు అకౌంట్లో జమ అయితే ఆయా తేదీల ప్రకారం అంతకుముందున్న బ్యాలెన్స్ తో కలుపుకొని ఆ రోజు వరకు అయిన మొత్తాన్ని మనం జమగా చూపిస్తాము.*

*క్యాష్ బుక్ కుడివైపు పేజీలలో ఆయా తేదీలలో మనం ఖర్చుపెట్టిన వివరాలను వ్రాస్తూ, అంతకు ముందు మొత్తం ఎంత ఉండింది ఖర్చులు పోగా మిగిలిన బ్యాలెన్స్ ఎంత అనే వివరాలను పొందుపరుస్తాం.*

2. *పాఠశాలలో ఓ కార్యక్రమం నిర్వహించవలసి వచ్చింది లేదా ఏవైనా వస్తువులు కొనుగోలు లేదా చెల్లింపులు చేయాల్సిన సందర్భం ఏర్పడింది.*

*క్యాష్ బుక్ ప్రకారం పాఠశాలలో డబ్బు నిలువలేదు. అవసరాలకు సరిపోయినంత బాలన్స్ క్యాష్ బుక్ ఎడమ పేజీలో లేదు.*

*కానీ పాఠశాల అవసరం తీర్చుకోక తప్పదు కాబట్టి ఆ పాఠశాల ప్రధానోపాధ్యాయుడో లేదా
మరో సహచర ఉపాధ్యాయుడో స్వంత డబ్బులు సర్దుబాటు చేస్తారు.*

*ఈ విషయాన్ని క్యాష్ బుక్ ఎడమ పేజీలో ఏ తేదీ నాడు, ఎవరి దగ్గర నుండి, ఎంత సొమ్మును  పాఠశాలలో అవసరం నిమిత్తం లోన్ గా తీసుకున్నారు, అనే విషయాన్ని CASH Column లో (  క్యాష్ బుక్ లో రెండు కాలమ్స్ ఉంటాయి ఒకటి బ్యాంక్ కాలం రెండవది క్యాష్ కాలం ) స్పష్టంగా వ్రాసి జమలో చూపించాలి.*

*సంబంధిత కుడివైపు పేజీలో ఆ తేది నాడు ఖర్చు చూపించాలి.*

3. *పాఠశాల అవసరాల నిమిత్తం డబ్బులు సర్దుబాటు చేసిన ప్రతిసారీ ఇదే విధంగా చూపిస్తూ వెళ్లాలి.*

4. *ఇలా చేయడం వల్ల ఓపెనింగ్ బ్యాలెన్స్ లో కానీ క్లోజింగ్  బ్యాలెన్స్ లో  కానీ తేడా కనిపించదు.  మనము పాఠశాలకు లోన్ ఇవ్వక ముందు ఎంతైతే ఓపెనింగ్ బ్యాలెన్స్ ఉందో మనం ఖర్చు చేసిన తర్వాత కూడా మళ్లీ అంతే క్లోజింగ్ బ్యాలెన్స్ కనబడుతూ ఉంటుంది.*


5. *ఇలా ఎప్పటికప్పుడు అయిన ఖర్చును క్యాష్ బుక్ లో చూపించటం వలన అనుకోకుండా ఏదైనా స్థానచలనం జరిగితే కొత్తగా వచ్చిన వారికి గతంలో జరిగిన ఖర్చులను చెల్లించడానికి ఇబ్బంది లేకుండా ఉంటుంది.*

6. *ఇంక ఓచర్లు ఎప్పటివి అప్పుడే తీసుకుంటాము కాబట్టి ఆయా తేదీల తోనే ఉంటాయి.*

7.  *ఆడిట్ ఎప్పుడైనా ఆర్థిక సంవత్సరం బేస్ డ్ గానే ఉంటుంది. ఎప్పుడు ఆడిట్ జరిగినా ఆ తేదీకి ముందున్న ఆర్థిక సంవత్సరం చివరి తేదీ అంటే మార్చి 31 వరకూ ఉన్న జమాఖర్చుల పై జరుగుతుంది.*

8. *మనం పాఠశాల కోసం లోన్ గా ఇచ్చిన డబ్బు యొక్క వివరాలు ( ఎందుకోసం అని వ్రాయనక్కర లేదు ఎంత మొత్తం అని వ్రాసుకుంటే సరిపోతుంది) అన్నీ ఒక లెడ్జర్ లో కుడి వైపు పేజీలో తేదీల ప్రకారం నమోదు చేసి పెట్టుకోవాలి.*

9. *ఎప్పుడైతే పాఠశాలలకు నిధులు విడుదల అవుతాయో అప్పుడు వాటిని క్యాష్ బుక్ లో ఎడమ పేజీ లో జమ చూపించి, కుడివైపు పేజీలో ఎవరెవరికి ఎంతెంత చెల్లించాల్సి ఉందో వ్రాసి వారికి లోన్ చెల్లిస్తున్నట్టు గా చెక్ ద్వారా వారికి నగదు బదిలీ చేయాలి.*

*అదే వివరాలు లెడ్జర్ లోని ఎడమ వైపు పేజీలో కూడా నమోదు చేయాలి.*

10. *ఆడిట్ వారికి  మనం ఇచ్చే రిసిప్ట్ అండ్ పేమెంట్స్ సర్టిఫికెట్ లో*
*MEO కానీ HM కానీ పాఠశాలకు నగదు సర్ది నప్పుడు ఆ విషయాన్ని రిసీప్ట్ కాలంలో చూపించవలసి ఉంటుంది. అందుకు ప్రత్యేకంగా ఒక కాలం కూడా ఇచ్చారు. ( Receipts From HM/MEO).*

*ఇదే మొత్తాన్ని పేమెంట్ కాలంలో స్కూల్ గ్రాంట్ కింద చూపించవలసి ఉంటుంది.*

11.  *అదేవిధంగా నగదును తిరిగి చెల్లించినప్పుడు కూడా పేమెంట్స్ విభాగంలో చూపించవలసి ఉంటుంది. ( ఇది నెక్స్ట్ ఇయర్ ఆడిట్ కు సంబంధించిన అంశం ).*

ఈ విషయాలన్నీ సంబంధిత అధికారులతో ధ్రువీకరించుకుని మీతో పంచుకోవడం జరుగుతుంది.